Wir haben uns mit Thilo Fußen von dem Aidshilfe Köln e.V. für ein exklusives Interview getroffen. Herr Fußen ist seit vielen Jahr Teil des Aidshilfe Köln e.V. und eine der tragenden Säulen des Vereins. Er verbindet langjährige Erfahrung mit Kompetenzen in den unterschiedlichsten Bereichen. Neben seiner Verwaltungstätigkeit ist er auch als Datenschutzbeauftragter und Inklusionsbeauftragter im Verein tätig. Bei der Implementierung von BEWO-Online im Verein im Jahre 2018 hat er maßgeblich mitgewirkt. Er nimmt uns mit auf eine spannende Reise über die Geschichte des Aidshilfe Köln e.V. und wie BEWO-Online ihn bei seiner täglichen, wichtigen Arbeit unterstützt. Durchgeführt wurde das Interview von unserem Mitarbeiter und geschätzten Kollegen Henry Wandrei.
BEWO-Online: Herr Fußen, vielen Dank für Ihre Zeit. Könnten Sie uns zunächst etwas Allgemeines zu Ihrem Verein sagen und was Sie am Standort der Aidshilfe Köln so anbieten?
Thilo Fußen: Herr Wandrei, vielen Dank für Ihren Besuch. Die Aidshilfe Köln wurde 1985 gegründet und setzt sich für Menschen mit HIV und Aids ein. Wir stehen für Prävention, Fachkompetenz sowie vertrauliche, schnelle und flexible Unterstützung. Darüber hinaus engagieren wir uns für den Abbau von Vorurteilen und Diskriminierung. Wir setzen uns für ein vorurteilsfreies Miteinander ein. Seit 2013 ist die Aidshilfe Köln Mitglied der Charta der Vielfalt . Neben den gesundheitlichen Problemen und Einschränkungen durch HIV, welche mittlerweile aufgrund guter Therapierbarkeit via Tabletten gut behandelt werden können, stellt leider nach wie vor die Stigmatisierung von HIV / Aids sowie der psychische Druck ein großes Problem für Betroffene da. Für Menschen mit HIV / Aids sind daher die Aidshilfen erster Ansprechpartner, Aidshilfen bieten hier auch einen geschützten Raum. An unserem Standort hier in Köln haben wir viele Angebote und Projekte. Eines unserer größten Projekte ist das Ambulant betreute Wohnen. Ein weiteres wichtiges und notwendiges Projekt ist unser Schnelltest-Angebot (HIV und sexuell übertragbare Krankheiten) im Rahmen des Checkpoints, welches wir an vier Abenden pro Woche (Montag bis Donnerstag) anbieten. Im Checkpoint ist zudem die „Prep“-Beratung und das Youthwork (Schulaufklärung) angesiedelt. Ziel der Arbeit des Youthwork ist, Jugendlichen und jungen Erwachsenen einen geschützten Rahmen zu bieten, in dem sie Antworten auf ihre persönlichen Fragen erhalten und sich Kompetenzen und Informationen zum Thema Sex & Risiko aneignen können. Weitere Angebote von uns sind das Frauen- und Familienzentrum und die Beratung und Betreuung von geflüchteten, queeren Menschen.
BEWO-Online: Was waren die Herausforderungen mit denen Sie konfrontiert waren, bevor Sie BEWO-Online genutzt haben?
Thilo Fußen: Bevor wir mit BEWO-Online gestartet sind, haben wir die ganze Verwaltung unserer Klient:innen in der hausinternen Datenbank geregelt. Diese Software ist natürlich irgendwann veraltet gewesen, eine (immer wieder) notwendige Anschaffung von aktueller Software ist auf Dauer sehr kostenintensiv. Die Erstellung von Abrechnungen waren sehr zeitaufwendig, da nicht alle Vorgänge computerunterstützt waren. Seit der Nutzung von BEWO-Online ist der Verwaltungsaufwand bei Abrechnungen wesentlich geringer.
BEWO-Online: Wie sind Sie damals auf BEWO-Online aufmerksam geworden?
Thilo Fußen: Ich hatte damals viel recherchiert und mir zunächst Softwarelösungen von anderen Anbietern zeigen lassen. Problematisch war dabei zum Beispiel, dass bereits für die Installierung bzw. Einrichtung oftmals hohe Investitionen notwendig waren. Bei BEWO-Online hingegen gibt es keine Einrichtungsgebühr. Warum wir uns dann letztendlich für BEWO-Online entschieden haben, ist vor allem auch der intuitiven Benutzeroberfläche geschuldet, da das Design sehr ansprechend und klar strukturiert ist. Uns sind die „emotionalen Aspekte“ einer Software besonders wichtig, da das Arbeiten mit einer Software motivierend und angenehm sein sollte, also einfach Spaß machen.
BEWO-Online: Wie verlief die Implementierung von BEWO-Online bei Ihnen?
Thilo Fußen: Hier hatten wir zunächst für uns wichtige Punkte zu klären. Beispielsweise mussten wir uns der Frage widmen, wie wir anonyme Klient:innendaten abbilden wollen. Das Team von BEWO-Online half uns dabei, wichtige Funktionen für uns weiterzuentwickeln, so dass die Software einen großen Mehrwert für uns hat. Zu Beginn gab es unterschiedliche Schulungen von Mitarbeitenden zu den Themen aus der Verwaltung, sowie der Betreuung. Wie es bei dem ersten Anwenden eines neuen Computerprogrammes oft ist, gab es dabei am Anfang natürlich auch kleinere Schwierigkeiten in Form von Anwendungsfehlern, die nicht immer sofort als Anwendungsfehler erkannt wurden. Schlussendlich konnten diese aber mit Hilfe des Supports vom BEWO-Online Team schnell gelöst werden.
BEWO-Online: Welche Funktionen oder Aspekte von BEWO-Online gefallen Ihnen besonders gut bzw. sind besonders hilfreich? Gerade auch in Hinblick auf Funktionen für die Aidshilfen?
Thilo Fußen: Vor allem die Flexibilität von BEWO-Online erleichtert uns die Arbeit enorm, da wir mit vielen verschiedenen Kostenträgern zusammenarbeiten. Neben der stundenbasierten Abrechnung im Betreuten Wohnen können wir über die Platzzahl-Berechnung zum Beispiel stets den Status Quo der erforderlichen Platzzahlen unserer Projekte erhalten. Das Diagramm im Dashboard zeigt den aktuellen Stand der Bewilligungen an, was die Arbeit im Bereich Controlling enorm vereinfacht. Auch Spitzabrechnungen lassen sich sehr einfach erstellen, da man schnell erkennt, was nicht unterschrieben wurde bzw. wo ggf. nochmal nachgehakt werden muss. Abschließend gefällt uns sehr gut, dass z.B. Updates vom Landschaftsverband Rheinland schnell in der Software übernommen und dann abgebildet werden können und dass es eine Möglichkeit gibt, die BEI_NRW Integration direkt in der Software zu starten.
BEWO-Online: Gibt es irgendwelche konkreten Ergebnisse oder besondere Erfolgsgeschichten, die Sie mit uns teilen möchten?
Thilo Fußen: Ich denke, besonders das Vermeiden einer Zettelwirtschaft ist ein großer Erfolg für uns, da die digitale Klient:innen-Akte immer ohne größeren Aufwand verfügbar und „dabei“ ist. Papierhafte Unterlagen müssen zu Terminen nicht mitgenommen werden, was auch aus Sicht des Datenschutzes natürlich eine guter, risikoarmer Aspekt ist. Für mich als Datenschutzbeauftragter ist wichtig zu wissen, dass das Risiko des Verlustes sensibler Daten bei einer Cloud-Software eher gering ist. Hier liegt es beim Anbieter BEWO-Online für entsprechende Sicherheitsmaßnahmen zu sorgen. BEWO-Online ist hier absolut zuverlässig.
BEWO-Online: Waren Sie bei der Implementierung bzw. Nutzung von BEWO-Online vor gewisse Probleme gestellt, die Sie bewältigen mussten? Wie konnten Sie diese lösen?
Thilo Fußen: Wie bereits angedeutet war es zunächst herausfordernd, Lösungen für das Arbeiten mit anonymen Klient:innendaten zu finden. Aufgrund der Flexibilität von BEWO-Online konnten wir diese Herausforderung schnell gemeinschaftlich meistern. Auch jetzt finden wir immer wieder Wege neue Dinge bzw. Projekte in BEWO-Online darzustellen. Ebenfalls war es eine Herausforderung für das Team, vom klassischen Outlook-Kalender wegzugehen und alleinig die Terminfunktion in BEWO-Online zu nutzen. Es bleibt aber die Möglichkeit, den Outlook- Kalender mit BEWO-Online zu synchronisieren, so dass bestimmte BEWO-Online-Kalender auch im Outlook-Kalender angezeigt werden können.
BEWO-Online: Wie planen Sie BEWO-Online in Zukunft zu nutzen?
Thilo Fußen: Wir möchten BEWO-Online auch in Zukunft gerne so einsetzen wie bisher. Da wir auch zukünftig neue Projekte haben, bei denen auch Beratungen von Klient:innen angeboten werden, werden diese Projekte auch mithilfe von BEWO-Online administriert.
BEWO-Online: Haben Sie noch Verbesserungsvorschläge für uns?
Thilo Fußen: Spontan fällt mir da gerade nichts Konkretes ein. Falls etwas unstimmig ist, bekommen wir aber immer eine schnelle Rückmeldung vom BEWO-Online Team und finden dann gemeinsam eine Lösung.
BEWO-Online: Vielen Dank für das Gespräch, Herr Fußen.
Thilo Fußen: Vielen Dank, Herr Wandrei.
