Mit Standorten, die von lebendiger Vielfalt durchdrungen sind, entfaltet das Unternehmen Bewo-Lebensfreu(n)de seine Vision von ambulant betreutem Wohnen. Im Zentrum dieser Organisation steht Guido Bosche, ein geschätzter BEWO-Online Kunde und Geschäftsführer der Bewo-Lebensfreu(n)de, der die Fäden der Organisation gekonnt zusammenführt. Mit einer beeindruckenden Historie: Guido begleitet die Entwicklung der BEWO-Online-Plattform seit Tag 1 und hat erkannt, dass sie ein unverzichtbarer Begleiter für seine Arbeit ist.
Wir haben uns mit Guido zusammengesetzt, um im Gespräch Einblicke in seine Nutzung von BEWO-Online zu gewinnen.
BEWO-Online: Guido, kannst du uns etwas zu eurem Unternehmen und dem Aufbau erzählen?
Guido Bosche: Sehr gerne. Unsere Geschäftsstelle in Leverkusen betreiben wir mit ca. 23 Mitarbeitenden. Am Standort Rheinisch Bergischer Kreis sind ca. 20 Mitarbeitende beschäftigt. Ebenfalls neu ist der Standort im Kreis Mettmann, welchen wir in Zukunft weiter ausbauen möchten. Insgesamt betreuen wir 240-250 Klient:innen, welche durchschnittlich Bewilligungszeiträume für 1-2 Jahre erhalten. Bei uns arbeiten die unterschiedlichsten Menschen, z.B. Heilerziehungspfleger:innen, Sozialpädagog:innen oder Krankenpfleger:innen.
BEWO-Online: Bevor ihr BEWO-Online genutzt habt, welchen Herausforderungen oder Probleme hattet ihr zu bewerkstelligen?
Guido Bosche: Vor der Nutzung von BEWO-Online habe ich in einem anderen Unternehmen ohne eine Dokumentationssoftware gearbeitet. Das Problem war, dass alles händisch aufgeschrieben wurde und die Kommunikationswege sehr lang waren. Manche Dokumente mussten digitalisiert und dann wieder ausgedruckt werden und auf dem Weg von vielen verschiedenen Personen bzw. Abteilungen begutachtet werden. Generell wussten die Mitarbeitenden nie, wo sie gerade stehen. So bestand die Gefahr, dass man evtl. „zu viel macht“ oder aber noch Stunden für den Bewilligungszeitraum fehlten. Im Krankheitsfall wusste man selten, wie es um Vertretungen aussah und musste ewig auf Rückmeldungen warten. Für die Verwaltung war dies eine Katastrophe.
BEWO-Online: Wie seid ihr damals auf BEWO-Online aufmerksam geworden?
Guido Bosche: Als ich mich selbstständig machen wollte hatte ich zunächst Kontakt mit einem anderen Unternehmen. Dieses hatte jedoch nicht auf eine Cloud-Softwarelösung gesetzt, weswegen wegen jede Änderung manuell eine neue Version eingespielt werden musste. Das war natürlich sehr unflexibel und keine Lösung auf Dauer. Ich habe dann Kontakt zu Markus aufgenommen, welchen ich schon vorher kannte, und mit ihm über die Möglichkeit einer passenden Software gesprochen. Nach regem Austausch kam die Idee für BEWO-Online, welche anschließend programmiert wurde und ich seitdem zufrieden nutze.
BEWO-Online: Wie verlief die Implementierung von BEWO-Online bei euch?
Guido Bosche: Es gab unterschiedliche Schulungen durch die Mitarbeitenden von BEWO-Online bei uns. Dies half enorm bei der Implementierung der Software an unseren Standorten. Mittlerweile haben wir eigene Onboarding-Prozesse betreffend die BEWO-Online Cloudsoftware für neue Mitarbeitende definiert und betreiben auch ein ausgereiftes Qualitätsmanagement.
BEWO-Online: Welche Funktionen oder Aspekte von BEWO-Online gefallen euch besonders gut bzw. sind besonders hilfreich?
Guido Bosche: Viele Funktionen von BEWO-Online erleichtern meine bzw. unsere Arbeit enorm. Besonders muss ich den Vorteil der Cloud-Software hervorheben. Es ist wirklich praktisch, dass alle Mitarbeitenden von überall aus arbeiten können. Auch die Verknüpfung zu Google Maps hilft insbesondere neuen Mitarbeitenden, schnell die verschiedenen Adressen der Klient:innen zu finden. Ebenfalls ist die Übersichtlichkeit ein großer Vorteil. Auf dem Dashboard sehe ich tagesaktuelle Termine und wie der „Stand der Dinge“ bei den Bewilligungszeiträumen meiner Klient:innen ist. Die digitale Klient:innenakte ist wirklich sehr übersichtlich gestaltet und beinhaltet interessante Informationen. Für die Verwaltung ist auch die Darstellung der AVIS-Abschläge ein großer Mehrwert für das Controlling. Abschließend muss ich sagen, dass auch der Kalender super gut gestaltet ist. Hier kann ich im Krankheitsfall schnell Vertretungen organisieren.
BEWO-Online: Welche konkreten Ergebnisse, bzw. welche Vorteile habt ihr durch die Nutzung von BEWO-Online erreicht?
Guido Bosche: Ich kann dies leider nicht in konkreten Zahlen darstellen aber man muss nicht genau nachrechnen um nachzuvollziehen, was für eine enorme Zeitersparnis man durch BEWO-Online erhält. Und wie sich das in eingesparten Verwaltungskosten widerspiegelt. Mit 2-3 Mitarbeitenden mag die Arbeit noch analog und mit Excel funktionieren, aber in größeren Unternehmen ist es unerlässlich ein gut ausgereiftes System wie BEWO-Online für das Controlling zu haben. In konkreten Zahlen kann ich jedoch sagen, dass ca. 50% unserer Mitarbeitenden BEWO-Online aktiv mit dem Smartphone nutzen und somit enorm flexibel in der Tagesgestaltung sind.
BEWO-Online: Habt ihr vorher neben BEWO-Online bereits andere Dokumentationsprogramme verwendet? Wie unterschieden diese sich?
Guido Bosche: Ich habe mal ein anderes Dokumentationsprogramm verwendet. Was mir im Vergleich besonders gut an BEWO-Online gefällt ist, dass ich mir im Falle einer Prüfung keine Gedanken machen muss. Alles ist chronologisch und übersichtlich in verschiedenen Statistiken bzw. Masken hinterlegt und transparent für mich einsehbar. Selbst wenn beispielsweise kleine Fehler bei der Dokumentation passieren, kann ich die Probleme schnell ausfindig machen und beheben. Ebenfalls muss ich nochmal den Vorteil der Cloud-Software hervorheben. Gerade während der Corona-Pandemie war der Einsatz von BEWO-Online ein Gamechanger für uns, da die Arbeit grundsätzlich aufgrund der Kontakteinschränkungen erschwert wurde. Angesichts der flexiblen Arbeitsweise mit BEWO-Online konnten wir diese Krise gut meistern.
BEWO-Online: Gab es während der Nutzung von BEWO-Online Herausforderungen, die bewältigt werden mussten? Wie wurden sie gelöst?
Guido Bosche: Generell ist es, denke ich, für Softwareanbieter eine Herausforderung, stets die neuen Anforderungen verschiedener Kostenträger aufgrund von Gesetzesänderungen etc. umzusetzen. Meine Erfahrung mit dem Team von BEWO-Online ist jedoch, dass dieses sich schnell mit neuen Anforderungen im Sozialwesen beschäftigt und die relevanten Dinge auch schnell für Kund:innen umsetzt.
BEWO-Online: Welche langfristigen Ziele verfolgt ihr mit der Nutzung von BEWO-Online?
Guido Bosche: Wir möchten in Zukunft weiter eng mit BEWO-Online zusammenarbeiten. Dabei planen wir auch unseren Standort im Kreis Mettmann zu vergrößern. Außerdem ist geplant, dass wir unsere Fühler Richtung Jugendhilfeträger ausstrecken, um Lizenzen für die Jugendhilfe zu bekommen. Wir nutzen BEWO-Online bereits ebenfalls für die Betreuung von jungen Erwachsenen und könnten un gut vorstellen, in Zukunft bereichsübergreifend mit BEWO-Online weiterzuarbeiten.
BEWO-Online: Welche Verbesserungsvorschläge habt ihr zu BEWO-Online?
Guido Bosche: Grundsätzlich passt eigentlich erstmal alles für uns. Hier und da gäbe es bestimmt noch Potential die BEI_NRW Integration noch weiter auszubauen, jedoch ist dies ja auch vom Kostenträger abhängig.
