Helfen statt wegsehen: Der Verein für Gefährdetenhilfe (VFG) wurde 1977 ins Leben gerufen, um Menschen in Bonn und Umgebung zu unterstützen, die sich in besonderen sozialen Schwierigkeiten befinden. Als Mitglied des Spitzenverbandes „Der Paritätische“ bietet der VFG vielfältige Hilfsangebote und Dienstleistungen in verschiedenen Bereichen an.
Heute tauchen wir in die Welt des VFG ein, indem wir uns mit zwei engagierten Mitarbeiterinnen, Frau Außem und Frau Kruschat, unterhalten, die beide im Bereich des Ambulant Betreuten Wohnen tätig sind. Sie gewähren uns Einblicke in Ihre Erfahrungen und den Nutzen, den sie aus BEWO-Online ziehen.
BEWO-Online: Frau Außem, Frau Kuschat, vielen Dank für Ihre Bereitschaft zum Interview. Können Sie uns zur Einführung etwas über den Verein für Gefährdetenhilfe und Ihre Tätigkeiten erzählen?
Frau Kruschat: Gerne! Die Einrichtungen des Vereins für Gefährdetenhilfe leisten in und um Bonn Hilfe für wohnungslose, erwerblose, suchtmittelabhängige Menschen, Haftentlassene sowie Kinder suchtmittelabhängiger Eltern. Zudem bieten wir niedrigschwellige Angebote wie beispielsweise medizinische und therapeutische Unterstützung oder auch Arbeitsgelegenheiten an. Die Eingliederungshilfe gem. §§ 78,99,113 SGB IX, in der ich tätig bin, ist ein Hilfsangebot für suchtmittelabhängige Menschen, die ein selbstständiges Leben in den eigenen vier Wänden anstreben oder bereits einen eigenen Mietvertrag haben.
Frau Außem: Ziel der Arbeit des VFG ist es, Menschen am Rande der Gesellschaft frühzeitig und wirksam zu helfen um ihnen ein eigenverantwortliches, unabhängiges Leben zu ermöglichen. Die Hilfe des Ambulant Betreuten Wohnen nach §§ 67 ff. SGB XII richtet sich an Personen, denen aufgrund ihrer vielfältigen sozialen Probleme z. B. der Verlust von Wohnraum droht, bzw. die nach einer Phase der Wohnungslosigkeit oder der stationären Betreuung erstmals wieder eigenen Wohnraum anmieten können. Aufgabe des Ambulant Betreuten Wohnens ist immer die Unterstützung zur Überwindung der besonderen sozialen Schwierigkeiten oder entsprechende Anbindung zu finden, um so langfristig ein selbständiges Leben in der Gesellschaft zu ermöglichen.
BEWO-Online: Was waren die Herausforderungen oder Probleme, mit denen Ihr Unternehmen konfrontiert war, bevor Sie BEWO-Online eingeführt haben?
Frau Kruschat: Vor der Implementierung von BEWO-Online haben wir mit Excel und Word gearbeitet, weshalb unsere Arbeitsprozesse nicht optimal abliefen. Im Grunde genommen war wahnsinnig viel „selbst zusammengebastelt“ – es funktionierte, allerdings gab es oft Schwierigkeiten. So mussten wir unter anderem mehrere Programme parallel bedienen – was sehr unübersichtlich für die einzelnen Mitarbeiter:innen und auch für die Zusammenarbeit im Team war. Ganz zu schweigen vom Zeitaufwand und Unmengen an Papier…
Frau Außem: … um nicht zu sagen sich stapelnden Papier- bzw. Aktensammlungen. Vor der Einführung von BEWO-Online gestalteten sich die Arbeitsprozesse sehr unübersichtlich. Insbesondere was die Bewilligungszeiträume betrifft. Mitarbeitende konnten zudem nur über die Buchhaltung einsehen, wie viele Stunden sie tatsächlich geleistet haben und wie viele von den bewilligten Stunden noch zu leisten sind. Es gab auch keine „klare Übersicht“ über den Betreuungsverlauf und einzelnen Entwicklungsschritte der KlientInnen.
BEWO-Online: Wie sind Sie auf BEWO-Online aufmerksam geworden?
Frau Kruschat: Wir wollten den soeben genannten Zustand ändern. Die Zeit für den Verwaltungsaufwand minimalisieren und effizienter nutzen, um mehr Raum für die Arbeit mit Klient*innen zu haben, also haben wir recherchiert, welche Programme auf dem Markt angeboten werden und welche für uns potenziell in Frage kommen. In dieser Zeit erreichte uns zufällig auch ein Flyer von BEWO-Online.
Frau Außem: Genau. Wir haben BEWO-Online und die App eines Mitbewerbers getestet. Dabei hat BEWO-Online überzeugt. Zudem haben wir eine vor-Ort-Präsentation von Herrn Heckers in Anspruch genommen, was uns im Entscheidungsprozess noch einmal verstärkt hat. Herr Heckers hat sich sehr viel Zeit genommen und stand uns mit Rat und Tat bei der Klärung diverser Fragestellungen zur Seite.
BEWO-Online: Was hat Sie dazu bewogen, sich für BEWO-Online zu entscheiden?
Frau Kruschat: Neben den eben genannten Argumenten wurde uns in der Testphase von BEWO-Online bewusst, wie viel effektiver wir mit der Software arbeiten können. Insbesondere weil sich im Laufe der Jahre der Verwaltungsaufwand gehäuft hat, was in der Folge zu schwindenden Zeiten mit Klient*innen führte. Das wurde auch unserer Bereichsleitung bewusst, die einen dringenden Optimierungsbedarf der internen Abläufe sah, um in der Folge maximal effizient arbeiten zu können.
Frau Außem: Insbesondere die Möglichkeit der flexiblen Arbeitsgestaltung bei Außenterminen und die Kalenderübersicht des gesamten Teams ist bei den Mitarbeitenden gut angekommen. Den Support haben wir dabei als sehr kompetent und zuverlässig empfunden. Bei Fragen haben wir vom BEWO-Online-Support umgehende Antworten erhalten. Auch die Online-Schulung war gut, sehr verständlich und gut organisiert. Letztlich hat uns die Testphase überzeugt.
BEWO-Online: Welche Funktionen oder Aspekte von BEWO-Online helfen Ihnen am meisten?
Frau Außem: Mit Einführung der Software haben alle Mitarbeitenden Tablets erhalten, sodass jederzeit von überall mit BEWO-Online gearbeitet werden kann. Auch vor Ort, bei Klient*innen können wir ohne Probleme auf alle Funktionen von BEWO-Online zugreifen. Insbesondere die digitale Unterschrift finde ich super! Indem wir Klient*innen von überall aus direkt digital unterschreiben lassen können, sparen wir uns immens viel an Papier ein. Zudem werden wir von BEWO-Online darauf hingewiesen, wenn Quittierungsbelege noch nicht unterschrieben wurden. Die Verwaltungsaufgaben werden nun durchweg digital erledigt und dank des Dashboards von BEWO-Online sind wir immer über den Betreuungsstand und Termine informiert. Für die Organisation im Team eine deutliche Verbesserung. Termine können bei einem plötzlichen Ausfall eines Mitarbeitenden einfach abgesagt oder vertreten werden.
Frau Kruschat: Seit der Einführung von BEWO-Online können wir Verwaltungstätigkeiten sehr viel konkreter und einfacher erledigen. Dazu trägt auch die digitale Klient:innenakte einen wesentlichen Teil bei. In der Klient:innenakte werden alle notwendigen Informationen zu unseren Klient:innen, sowie geleistete und zu leistende Stunden angezeigt. Mit Hilfe der digitalen Klient:innenakte können wir wichtige Dokumente zentral, sicher und einfach verwalten. Mit BEWO-Online konnten wir unsere Prozesse optimieren. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass nun alles viel übersichtlicher ist und insbesondere Verwaltungstätigkeiten schneller von statten gehen. So benötigen wir letzten Endes insgesamt weniger Nachbereitungszeit.
BEWO-Online: Gibt es Erfahrungen seit der Implementierung von BEWO-Online, die Sie gerne teilen möchten?
Frau Außem: Als mich eine Klientin mit Tablett ausgestattet kommen sah sagte sie: „Na endlich sind Sie auch im Jahr 2023 angekommen“. Unsere Begeisterung über die digitale Erledigung der Verwaltungsaufgaben scheint auf Klientinnen abzufärben (lacht). Ich glaube, dass auch Klientinnen auffällt, wenn ein Unternehmen mit der Zeit geht und von analog auf digital umstellt. Zudem kommt es ja insbesondere Klient*innen zugute, wenn die Zeit für Verwaltungsaufgaben möglichst gering ist.
BEWO-Online: Sie haben bereits erzählt, dass Sie neben BEWO-Online ein anderes Produkt getestet haben. Wie unterscheidet sich BEWO-Online von diesem?
Frau Kuschat: Sowohl die Optik als auch die Übersichtlichkeit der Darstellungen hat uns bei Ihrem Mitbewerber nicht überzeugt. BEWO-Online sieht modern aus und ist relativ einfach zu bedienen. Zudem ist eine BEI_NRW Schnittstelle integriert. All das ist bei BEWO-Online anders, weshalb wir uns dafür entschieden haben.
BEWO-Online: Wie planen Sie BEWO-Online in Zukunft einzusetzen?
Frau Kuschat: Unser mittelfristiges Ziel ist es, die Dokumentation während bzw. direkt im Nachgang an Termine mit Klient*innen anzufertigen – diese Möglichkeit haben wir jetzt dank BEWO-Online. So können wir jetzt auch die Fahrzeit effektiver nutzen und Wartezeit gut überbrücken. Kurzfristige Absagen von Klient:innen können sinnvoll genutzt werden.
Frau Außem: Die Abrechnung und Dokumentation war zuvor nur im Büro möglich. Dadurch gestaltete sich diese sehr zeitintensiv. Zukünftig sparen wir durch die flexible Arbeitsgestaltung und unserem „ambulanten Büro“ immens viel Nachbereitungszeit ein.
BEWO-Online: Gab es während der Nutzung von BEWO-Online Herausforderungen, die bewältigt werden mussten?
Frau Außem: Da wir uns gegen den angebotenen Datenimport von BEWO-Online entschieden haben war das zunächst einmal ein immenser Mehraufwand für uns, die Daten zu importieren. Gleichzeitig haben wir jedoch bewusst diese Entscheidung getroffen, da und dies eine noch intensivere Einarbeitung in die Software ermöglicht.
Frau Kruschat: Ab und an begegnen uns nach wie vor Herausforderungen bei der Nutzung mit BEWO-Online aber dank des Wiki von BEWO-Online werden wir hier meist schnell fündig mit einer Lösung. Zudem lernen wir dabei wieder etwas dazu. Außerdem gibt es ja noch den Support-Service von BEWO-Online.
BEWO-Online: Gibt es Verbesserungsvorschläge Ihrerseits hinsichtlich BEWO-Online?
Frau Außem: Ich würde mich freuen, wenn ich bei BEWO-Online zukünftig Klient:innen und Betreuende lesen würde statt Klient und Betreuer. Außerdem wäre eine Notizfunktion toll, um gewisse Anliegen etc. bei Terminen mit Klient:innen direkt in BEWO-Online notieren zu können.
BEWO-Online: Eine Notizfunktion ist bei BEWO-Online bereits integriert. Gerne können wir in Anbetracht der Zeit einen separaten, zeitnahen Termin vereinbaren, bei dem wir Ihnen das Vorgehen ausführlich erläutern.
Frau Außem: So viel zum Thema „zuverlässiger Support“ von BEWO-Online (lacht).
