Mit Schreiben vom 14.12.2023 hat das LWL-Inklusionsamt Soziale Teilhabe verkündet, dass der LWL ab sofort bereit ist, „(…) auf Basis einer Ergänzungsvereinbarung zur bestehenden Leistungsvereinbarung mit Leistungserbringern ein digitales Verfahren zum Nachweis der erfolgten Leistungen zu vereinbaren“.

Zur Realisierung der Digitalisierung räumt der LWL Leistungserbringern die Möglichkeit ein, „(…) betreuten Personen die erforderliche Quittierung der direkten Betreuungsleistungen und Fehlkontakte in einem digitalen Verfahren anzubieten. Im Gegenzug verpflichtet sich der Leistungserbringer die erforderlichen Angaben auf Verlangen des Leistungsträgers (z.B. für eine Abrechnungsprüfung) in digitaler Form vorzulegen“.

Somit entfällt die Verpflichtung zur handschriftlichen Quittierung der direkten Betreuungsleistung und der Fehlkontakte durch die betreute Person auf einem Papier-Quittungsbeleg gem. §4 Abs. 2 Punkt 5 der Leistungsvereinbarung i.V.m. Ziffer 2 des gemeinsamen Rundschreibens vom 18.12.2012 und der Regelung A.6 der LWL-BeWo-Hinweise von März 2012.

Voraussetzungen des LWL

Der LWL verzichtet unter folgenden Voraussetzungen auf die handschriftliche Quittierung der direkten Betreuungsleistungen und der Fehlkontakte:

• Der Leistungserbringer stellt durch ein geeignetes digitales Verfahren sicher, dass direkte Betreuungsleistungen und Fehlkontakte durch die betreute Person möglichst zeitnahe, jedoch spätestens nach Ablauf eines Monats digital quittiert werden können. Direkte Betreuungszeiten sind dabei minutengenau zu erfassen und zu quittieren. Ab Umstellung auf das neue Leistungssystem beträgt die Zeitspanne 14 Tage.

• In allen Fällen, in denen eine digitale Erfassung und Quittierung der direkten Betreuungszeiten minutengenau erfolgt, müssen Leistungserbringer zur Spitzabrechnung den sogenannten Sonder-Budgetnachweis bei minutengenauer Zeiterfassung nutzen. Ein entsprechendes Formular diesbezüglich wird vom LWL zur Verfügung gestellt.

• Entsprechend der Leistungs- und Vergütungsvereinbarung müssen digitale Quittierungsdaten aufbewahrt werden. Der Leistungserbringer muss für eine entsprechende Datensicherheit Sorge tragen.

Benötigte digitale Daten

Zu Prüfzwecken benötigt der LWL folgende digitale Daten, die auf Verlangen des Leistungsträgers vorzulegen sind:

• Mindestangaben:
  
  – (01) Aktenzeichen des Leistungserbringers (ZAD-Nummer)
  
  – (02) Name des Leistungsberechtigten
  
  – (03) Aktenzeichen des Leistungsberechtigten
  
  

• Zusätzliche Angaben zu jedem direkten Betreuungs- /Fehlkontakt:
  
  – (04) Angabe des Datums, wann die direkte Betreuungsleistung /Fehlkontakt stattgefunden hat (TT.MM.JJJJ)
  
  – (05) Uhrzeit des tatsachlichen Beginns der direkten Betreuungsleistungen /des Fehlkontaktes „von“ (hh:mm)
  
  – (06) Uhrzeit der Beendigung der direkten Betreuungsleistungen /des Fehlkontaktes „bis“ (hh:mm)
  
  – (07) Minutengenaue Angabe des Umfangs der direkten Kontaktzeit
  
  – (08) Ort und Art der Betreuung (WO = Betreuung in der Wohnung, EX = Betreuung mit Beginn und /oder Ende der Betreuung auBerhalb der Wohnung, TE = Telefonkontakt, F = Fehlkontakt)
  
  – (09) bei Gruppenangeboten:
  -> 9.1 Angabe der Anzahl der Teilnehmenden
  -> 9.2 Angabe der anteilig abgerechneten Minuten je teilnehmender Person
  
  – (10) Name/ Kürzel (muss eindeutig zuzuordnen sein) der Betreuungskraft je Kontakt
  
  – (11) Angabe zum Inhalt der Kontaktzeit (Stichworte oder gesamter Text der individuellen Betreuungsdokumentation je Leistung)
  
  – (12) Bestätigung der erbrachten Leistungen durch die leistungsberechtigte Person
  per digitaler Quittierung auf dem jeweiligen Erfassungsgerät (Datumsangabe mit
  Zeitstempel) möglichst zeitnah, spätestens jedoch nach Ablauf eines Monats (ab Umstellung auf neues Leistungssystem 14 Tage)
  
  – (13) Name der fallverantwortlichen Person des Leistungserbringers für die betreute
  Person
  
  – (14) digitale Bestätigung der erbrachten Leistungen durch die beim Leistungsberechtigten fallverantwortliche Person per digitaler Quittierung auf dem jeweiligen Erfassungsgerät (Datumsangabe mit Zeitstempel)

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Überblick behalten

Falls Quittierungsbelege noch nicht unterschrieben wurden, werden Sie in BEWO-Online darauf hingewiesen.

Quittierungsbeleg erstellen – einzeln

Gruppentermine quittieren

Dieses Video zeigt, wie Sie einen Gruppentermin in BEWO-Online quittieren.

Bei Bedarf ist alternativ eine analoge Unterschrift selbstverständlich jederzeit möglich. In unserem Wiki finden Sie eine Anleitung betr. die Verwaltung von Quittierungsbelegen.