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Erstellen aller Quittierbelege eines Monats

BeWo-Online bietet Ihnen zwei Arten die Quittierbelege zu erstellen. Zum einen können alle Mitarbeiter selbstständig die Quittierbelege für die Klienten, für die Sie zuständig sind, ausdrucken. Diese Methode wurde bereits unter Punkt „Quittierbelege“ anlegen beschrieben.
Der Vorteil: Jeder Mitarbeiter kontrolliert selbstständig am Ende eines Monats, ob er alle Termine auch im System abgeschlossen hat und die Termine auch korrekt als abrechenbare Termine gekennzeichnet wurden oder er gar vergessen hat Termine einzutragen. Die Gefahr, dass Zeiten dadurch vergessen werden, wird auf ein Minimum reduziert.
Der Nachteil daran ist, dass diese Vorgehensweise aufwendiger ist, da jeder Mitarbeiter seine Termine selber nochmal kontrolliert und für jeden einzelnen Klienten die Quittierbelege erstellt werden müssen, was natürlich auch mehr Zeit kostet. Außerdem können so auch schon einmal Klienten übersprungen, also einzelne Quittierbelege vergessen werden.
Zum anderen haben Sie die Möglichkeit in der Rubrik „Quittierbeleg“, die Quittierbelege aller aktiven Klienten eines Montes auf einmal zu erstellen. Klicken Sie hierfür auf das grün hinterlegte Plus am oberen rechten Rand. Es öffnet sich ein Fenster und Sie werden gefragt, ob Sie „Quittierbelege in dem Zeitraum für alle Klienten anlegen“ möchten.
Möchten Sie den letzten vergangenen Monat anlegen, so drücken Sie einfach weiter auf „Anlegen“, möchten Sie einen bestimmten Zeitraum anlegen, so wählen Sie über die Datumsfelder den gewünschten Zeitraum an und klicken anschließend auf „Anlegen“.
Vorteil dieser Vorgehensweise: Sie haben innerhalb kürzester Zeit die Quittierbelege aller Klienten des vergangenen Monates erstellt und dadurch Verwaltungszeit bei den Mitarbeitern gespart.
Nachteil: Hat ein Mitarbeiter vergessen ein Termin einzutragen oder diesen nicht als abrechenbar verbucht, so gehen Ihnen diese Zeiten verloren. Außerdem können die Quittierbelege nicht ausgedruckt werde, sofern sich ein nicht abgeschlossener Termin in dem Zeitraum befindet, in welchem Sie den Quittierbeleg erstellen wollen. Das System erinnert Sie zwar daran, trotzdem führt dies dazu, dass die Leitung oder die Verwaltung bei dem entsprechenden Mitarbeiter nachfragen muss bzw. sie auffordert, den Quittierbeleg eines Klienten, bei welchen der Termin nicht abgeschlossen wurde nochmal zu kontrollieren.