1. Home
  2. Dokumente
  3. Betreuung
  4. Klienten
  5. Zahlungsverkehr

Zahlungsverkehr

Der Zahlungsverkehr ist normalerweise nur für Administratoren (Geschäftsleitung, Buchhaltung) und nicht für Benutzer sichtbar, da die Betreuer in der Regel nichts mit den Zahlungseingängen (Avis-Abschlägen) oder einer Spitzabrechnung (Endabrechnung, die am Ende des Bewilligungszeitraumes für den jeweiligen Kostenträger erstellt wird) zu tun haben.
Zahlungseingänge
Unter dem Zahlungseingang befindet sich der Bewilligungszeitraum. Auch hier ist automatisch der aktuelle Bewilligungszeitraum ausgewählt.
Erwarteter Betrag:
Des Weiteren erhält der Administrator eine kurze Übersicht über den bei dem Klienten zu erwartenden Betrag. Dieser ergibt sich aus der Gesamtstundenzahl * mit dem aktuellen Stundensatz des Trägers * mit dem Faktor 1,2 für die Verwaltungstätigkeiten.
Darunter befindet sich der „ausstehende Betrag“. Dieser ergibt sich aus der Differenz des zu erwartenden Betrages und den geflossenen und bereits angelegten Zahlungen.

Zahlung anlegen
Erhalten sie einen Zahlungseingang, legen Sie diesen unter Zahlung anlegen an. Unter dem Datum datieren Sie den Eingang der Zahlung auf ihrem
Geschäftskonto. Tragen Sie nichts ein wird immer das aktuelle Datum vom System vorgewählt.
Tragen Sie unter dem Feld „Betrag“ die Höhe der Zahlung ein. Sollte es sich um einen Folgebetrag handeln, wird vom System das Feld „Betrag“ immer automatisch mit dem Eingangsbetrag des Vormonats ausgefüllt.
Wählen Sie den Kostenträger aus bzw. von wem Sie die Zahlung erhalten haben. Unter „Buchungstext, haben sie die Möglichkeit, den Verwendungszweck, die Rechnungsnummer oder sonstige Notizen zu hinterlegen.
Speichern Sie die erfasste Zahlung ab. Sobald Sie diese abgespeichert haben, erscheint chronologisch nach dem Zeitpunkt der Erfassung, im besten Falle, chronologisch mit dem Eingang auf das Konto, die Zahlung in einer Liste. Der entsprechend verbuchte Betrag wird direkt vom zum erwartenden Betrag abgezogen und Ihnen anhand des „ausstehenden Betrages“ angezeigt, wieviel noch zu erwarten ist.
Löschen einer angelegten Zahlung: Möchten Sie eine angelegte Zahlung löschen, klicken Sie auf das rot hinterlegte Datum oder den rot hinterlegten Betrag. Gehen Sie im neuen Fenster oben rechts auf den roten „Löschen“ – Button. Sie werden nochmal gefragt ob Sie die Zahlung wirklich löschen möchten. Löschen Sie die Zahlung endgültig.

Spitzabrechnung anlegen
Am Ende eines Bewilligungszeitraumes oder beim vorherigen Abbruch des Bewilligungszeitraumes, erstellen Sie eine End- oder Spitzabrechnung indem Sie auf den Button „Spitzabrechnung anlegen“ klicken.
Das System generiert eine Spitzabrechnung für den jeweiligen Bewilligungszeitraum und hinterlegt die Spitzabrechnung im Hauptmenüpunkt „Fakturierung“ – „Spitzabrechnung“, nachzulesen im Abschnitt  „Spitzabrechnung finden“.
Da es vorkommt, dass während eines Bewilligungszeitraumes mehrere Stundensätze gegolten haben, werden die geleisteten Fachleistungsstunden historientreu zu den jeweiligen Stundensätzen berechnet und in Bezug gesetzt, zu den planerisch wöchentlich zu erbringenden Fachleistungsstunden des Zeitraumes, zu dem der Stundensatz gegolten hat.
Die Differenz der maximal zu erbringenden Fachleistungsstunden zu den geleisteten Fachleistungsstunden zum Zeitraum des geltenden Stundensatzes, wird mit dem Zeitraum des neuen Stundensatzes verrechnet.
Die Produkte (Ergebnisse der geleisteten Fachleistungsstunden multipliziert mit dem jeweils gültigen Stundensatz) der jeweiligen Stundensätze eines Zeitraumes, ergeben in der Summe multipliziert mit dem Faktor 1,2 die tatsächliche Forderung, die im Bewilligungszeitraum gegenüber dem Sozialhilfeträger (LVR, LWL) entstanden ist.
Nun werden die Zahlungseingänge, also die erhaltenen Avis-Abschläge von der Forderung subtrahiert und es ergibt sich der Restbetrag, der mit dem LVR verrechnet wird.
Jede Einrichtung kann anhand des Hauptmenüpunktes unter „Administration“ mit Hilfe von „Layouts“ und „Textbausteinen“ Formatvorlagen erstellen. Für weitere Infos gehen Sie zum Punkt „Layouts“ und „Textbausteine“.
Drücken Sie auf „Speichern“ um die Spitzabrechnung zu erstellen. Die erstellte Spitzabrechnung findet Sie unter „Fakturierung“ – „Spitzabrechnung“. Und können diese dort jederzeit bearbeiten, löschen oder ausdrucken.
Sie können die Spitzabrechnung aber auch direkt ausdrucken. Klicken Sie hierfür auf das Druckersymbol.
Sie befinden sich nun in der Druckansicht. Hier können Sie die Spitzabrechnung drehen, über den Herunterladen-Button (Pfeil nach unten) an jedem belieben Ort speichern oder direkt über das Druckersymbol ausdrucken.
Achtung: Schließen Sie nicht den Tab über das dazugehörige Kreuzchen, sondern gehen sie mit dem Zurück-Pfeil Ihres Browsers wieder in die Spitzabrechnung zurück. Ansonsten schließen Sie das ganze Programm und müssten sich neu anmelden.