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Hilfepläne

Unter der Rubrik Hilfepläne finden Sie den Sachstand des Beantragungs- und Bewilligungsverfahrens beim jeweiligen Klienten und die Hilfepläne, der verschiedenen Bewilligungszeiträume.
Wenn Sie einen neuen Klienten angelegt haben und diesen bei der Behörde anmelden, klicken Sie auf den grün hinterlegten Plus-Knopf. Es wird ein neues Beantragungsverfahren angelegt und mit einer Nummer und dem aktuellen Datum versehen. Möchten Sie den Klienten erst später anmelden, ändern Sie einfach das Datum im Datumsfeld und klicken auf anmelden.

Sachstand des Beantragungsverfahrens
Sobald Sie den Klienten angemeldet haben, erscheint unter Punkt 2 „IHP verschickt“, vier Wochen später das Datum zu dem der IHP verschickt werden muss. Außerdem wird in ihrem Kalender bei dem eingeloggten Mitarbeiter eine Aufgabe (Reißzwecke) bzw. Erinnerung gesetzt, an welche der Mitarbeiter erkennt, dass er den IHP rausschicken muss. Beispiel für den Kalendereintrag: „IHP schreiben und rausschicken Herr Max Mustermann“.
Der Link „Hilfeplan erstellen ist mit dem Hilfeplan verknüpft. Sobald Sie auf Hilfeplan erstellen drücken, wird das aktuelle Datum eingetragen. Da der Zeitpunkt der Erstellung eines IHP nicht unbedingt mit dem Verschicken eines IHP einhergeht, haben Sie die Möglichkeit, das tagesaktuelle Datum auf das Datum der Versendung zu ändern.
Sobald Sie die Aufgabe den IHP zu verschicken, über den grünen „Abschließen“-Button abgeschlossen haben, erscheint als grüner Fließtext 8 Wochen später die Erinnerung zur Hilfeplankonferenz mit dem entsprechenden Datum. Darunter auch als grüner Fließtext erscheint die Info: „Event erfolgreich geändert“.
In der Sachstandübersicht zum Beantragungsverfahren wird ein Vermerk gesetzt, dass der IHP zum entsprechenden Datum verschickt wurde und eine Hilfeplankonferenz innerhalb einer 8-wöchigen Frist stattgefunden haben muss.
Auch hier wird im Kalender wieder eine Aufgabe bzw. Erinnerung gesetzt, die den zuständigen Mitarbeiter, oder die Verwaltung daran erinnern soll, zu kontrollieren ob eine Hilfeplankonferenz angesetzt wurde oder bereits stattgefunden hat.
Hat eine Hilfeplankonferenz innerhalb des Zeitraumes stattgefunden, tragen sie das Datum der Hilfeplankonferenz ein und schließen auch diese Aufgabe über den grünen „Abschließen“-Button ab.
Analog zu den vorausgegangenen Erinnerungen, wird vom System wieder eine Frist vergeben, die nach 6 Wochen den zuständigen Mitarbeiter daran erinnern soll, ob ein Bewilligungsbescheid von der Behörde eingegangen ist.
Auch hier soll nach den 6 Wochen kontrolliert werden, ob der Bewilligungsbescheid eingegangen ist und kann im System wieder mit dem Button „Abschließen“ vermerkt werden.
Nachdem der Bewilligungsbescheid eingegangen ist und der Benutzer dies auch so im System hinterlegt hat, wird letztmalig eine Frist gesetzt, die die verantwortliche Person (Buchhaltung, Abteilungsleitung) nach weiteren 4 Wochen erinnert, mal zu kontrollieren ob bereits die Abschlagszahlungen eingegangen sind.

Hilfeplan erstellen
Mit dem Plus-Button vor dem Feld „Hilfeplan erstellen“ erstellen Sie ein neues Beantragungsverfahren. Erst jetzt wird das Feld „Hilfeplan erstellen“ aktiv und Sie können den Button betätigen um einen neuen Hilfeplan zu erstellen.
Nun öffnet sich ein neues Fenster und in der vorherigen Übersicht neben dem Feld „Beantragungsverfahren“ erscheint der Link zum erstellten Hilfeplan mit dem Datum des Bewilligungszeitraumes, sobald Sie die Daten des Bewilligungszeitraumes im IHP eingetragen haben. Alle geschriebenen Hilfepläne erscheinen chronologisch aufgelistet mit dem aktuellsten Hilfeplan oben.
Im IHP selbst werden alle Stammdaten, die bei dem Klienten unter den Rubriken „Allgemein“ und „Erweitert“ angelegt wurden, automatisch vervollständigt, also in den Rubriken „Klient“ und „Pflege“ des IHP übertragen.
Sollten Sie noch keine GP-Nummer vom jeweiligen Leistungsträger erhalten haben, so schreiben Sie 000000 in das Feld, da ansonsten der spätere Ausdruck nicht erzeugt werden kann, da bei Importieren das Feld nicht ausgefüllt wird.
Achten Sie darauf, dass Sie als Superuser als Adresse Ihrer Mitarbeiter, die Adresse Ihres Unternehmens bzw. der jeweiligen Filiale angeben, damit in dem Feld „Für Rückfragen steht zur Verfügung“ die dienstliche Adresse und nicht die private Anschrift der Mitarbeiter übernommen wird. Für ausführliche Informationen, lesen Sie bitte das Kapitel; „Superuser“.
Gehen Sie mit dem Klienten die einzelnen Rubriken (Reiter: „Pflege“, „Erklärung“, „Leistungen“, „Fragen“, „Zielüberprüfung“, „Ziele“) durch und führen das IHP-Interview.
Ergänzen Sie im Anschluss unter der Rubrik: „Fragen“ ihre ergänzende fachliche Sicht sowie die Ziele (Punkt X) und Maßnahmen (Punkt XI) in der Rubrik „Ziele“.
Bei einem Folgeantrag, werden die Ziele des vorherigen Bewilligungszeitraumes im Reiter „Zielüberprüfung“ unter Punkt VIII: „Was sollte zuletzt konkret erreicht werden“ übernommen. Bearbeiten bzw. ergänzen Sie die Rubrik „Zielüberprüfung“.
Ergänzen Sie den Punkt „Planung“ um die zeitlichen Umfang, den Sie für die einzelnen Ziele veranschlagen. Der IHP ist nun fertig erstellt und im System hinterlegt, sofern Sie diesen bzw. die aktuellsten Änderungen gespeichert haben.
Da es sich um ein Cloudbasiertes Programm handelt, empfehlen wir Ihnen, während der Bearbeitung des Hilfeplanes, regelmäßig zwischendurch abzuspeichern (alle 10 Minuten). Ansonsten können Ihre Ausführungen verloren gehen.
Hilfeplan hochladen
Gehen Sie auf das Druckersymbol und klicken anschließend auf den grünen Button: „Zum LVR“
Es öffnet sich ein neuer Tab und verbindet Sie mit der aktuellen webshare-Version bzw. mit der Internetseite des LVR.
Ihr Internetbrowser hat einen Download erzeugt und im Hintergrund abgespeichert. Je nach System wird der Download auf der lokalen Festplatte gespeichert. Zum Beispiel: Dieser PC – Lokaler Datenträger – Benutzer – User – Downloads 2017_08_01-53_ Max_Mustermann.xml.
Falls Sie unsicher sind, können Sie sich den Dateipfad anzeigen lassen. Klicken Sie hierfür mit der rechten Maustaste auf den Download, der Ihnen unten links im Browserfenster angezeigt wird und klicken „Im Ordner anzeigen lassen“.
Nun laden Sie den erzeugten Download in die webshare-Version also in das Formular vom LVR. Klicken Sie hierfür in den neuen Tab der LVR-Seite auf das vierte Symbol von links: „Daten aus einer XML-Datei importieren“ oder Drücken die Tastenkombination (ALT + Y).
Wählen Sie rechts neben dem Feld: „Datei auswählen“ den Dateipfad unter dem der erzeugte IHP bei Ihnen im System abgespeichert wurde. In unserem Beispiel: Dieser PC – Lokaler Datenträger – Benutzer – User – Downloads 2017_08_01-53_ Max_Mustermann.xml. Wählen Sie den IHP aus und laden diesen hoch, indem Sie auf den Knopf „Daten importieren“ klicken. Die Daten wurden nun in die webshare-Formular des LVR übertragen. Allerdings sind die Angaben schlecht lesbar, da der Fließtext aus den Fenstern läuft.
Um eine druckfähige Version ihres IHPs zu erstellen, erzeugen Sie ein PDF ihres webshare-Formulars. Klicken Sie hierfür auf der LVR-Seite auf das erste Symbol von links, dem PDF-Drucker.
Eine lila eingefärbte Infobox am oberen Rand informiert Sie: „Es wurde ein Ausdruck erzeugt: Ausdruck anzeigen“. Klicken Sie auf „Ausdruck anzeigen“ und ein neuer Tab öffnet ihren IHP im PDF-Format.
Zum Drucken klicken Sie auf der rechten oberen Seite auf das Drucksymbol, zum Speichern Ihres IHP im PDF-Format, klicken Sie auf den „Herunterladen – Pfeil“ (Pfeil nach unten gerichtet) und speichern Ihr Formular in den gewünschten Ordner ab.